História
A gestão de projetos é vasta, consegue se encaixar em quase todas as áreas do mercado. Projetos são feitos desde antes da época em que as pirâmides do Egito foram construídas. Claro que não existia nenhum dos conceitos que conhecemos, PMO, guias como PMBOK e até mesmo Agilidade. Apenas por volta do século XX que começou a tomar forma e ter alguma estrutura.
Para exemplificar, pode-se usar a construção das pirâmides do Egito, já mencionadas, e a Grande Muralha da China, que certamente precisaram de planejamento, coordenação e alocação de recursos. Apesar de não ter recebido o termo gestão de projetos, englobou as principais atividades da área.
Na era da Revolução Industrial, por volta do século XVIII e XIX, os projetos se tornaram mais complexos e pioneiros como Henry Gantt e Frederick Winslow Taylor desenvolveram ferramentas e técnicas para melhorar a eficiência e a gestão do trabalho, como o gráfico de Gantt e a administração científica. Já na década de 1950 e 1960, houve uma complexidade ainda maior dos projetos, trazendo a necessidade de métodos mais estruturados, então foi criado o método PERT (Program Evaluation and Review Technique) durante o Projeto Polaris, um programa de mísseis nucleares dos EUA, que focava na análise de tempo e riscos. E, finalmente, o desenvolvimento do PMP iniciou também em 1960, quando a necessidade de criar um conjunto de padrões e práticas para gestão de projetos se tornou clara, e logo o PMI (Project Management Institute) foi fundado em 1969, lançando o PMP (Project Management Professional), em 1984, e se tornando um padrão global para certificação em gestão de projetos, chegando mais perto do que se tem atualmente.
Nas décadas de 1980 e 1990 várias metodologias de gestão de projetos foram desenvolvidas, como o Método do Caminho Crítico (Critical Path Method), PRINCE2 (Project IN Controlled Environments) e Scrum. Cada uma dessas abordagens focava em diferentes aspectos da gestão de projetos, como planejamento, controle e agilidade. Com o avanço da tecnologia e a necessidade de se adaptar a um ambiente de negócios em constante mudança, a abordagem Agile ganhou destaque nas últimas décadas. Métodos como Scrum, Kanban e Lean se tornaram populares por sua ênfase na flexibilidade, colaboração e entregas incrementais. Atualmente, a gestão Ágil e Híbrida, combinando princípios e técnicas de diversas metodologias (tradicionais e inovadoras), é o que tem sido mais utilizado dentro das organizações, pois permite adaptar à realidade de cada time e cada projeto, visto que cada projeto e time sempre tem as suas particularidades e, no final, o que importa é conseguir trazer valor para os stakeholders.
Trazer um pouco da história é importante, pois assim pode-se concluir que ao longo dos anos, a área de projetos foi crescendo e evoluindo, mas será que já chegou ao seu limite? A resposta é não.
Inteligência Artificial
Aceleradora
A Inteligência Artificial não é tão nova, como muitos pensam, mas teve um grande boom no último ano, principalmente com o grande lançamento da OpenAI de um tipo de IA generativa, o ChatGPT 3.5. Desde então, só falamos sobre isso.
Mas como essa tecnologia pode ajudar os gerentes de projetos, product owners e todos os outros profissionais da área?
Não como substituta desses profissionais, mas como uma grande aceleradora.
A IA tem o poder de fazer atividades com muita agilidade, poupando bastante o tempo do profissional com tarefas repetitivas e permitindo que ele se dedique às tarefas mais estratégicas, como relacionamento com o cliente, stakeholders, squad de desenvolvimento e análises mais complexas. Tudo isso traz inovação, eficiência e, consequentemente, mais competitividade diante do mercado.
Como
Vamos abordar, de forma prática e estruturada, como um escritório de projetos e seus colaboradores podem utilizar dessa tecnologia no dia a dia. Vamos passar pelo planejamento, estruturação, revisão e criação de documentações, bem como análise de dados para melhorias e insights.
Antes de iniciar, é importante conhecer o significado do termo prompt de comando, que nada mais é do que o local onde o usuário pode inserir comandos de texto para serem executados, neste caso pela IA Generativa. Quanto melhor forem os comandos, ou seja, os prompts construídos, melhor e mais completa será a resposta obtida. Não tenha receio em testar, aqui na Woopi, nós testamos as mesmas perguntas em diversos formatos, até obter a resposta mais adequada. E por ser uma tecnologia em construção e aprendizado é importante ter paciência e questionar as respostas recebidas.
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- Planejamento e Estruturação
O planejamento é parte crucial do processo, após receber o escopo do projeto, podemos colocar essa informação detalhadamente dentro de um prompt e solicitar que a IA nos traga um cronograma prévio, por exemplo:
Prompt: “Planeje um cronograma com os seguintes parâmetros, projeto de implantação de software de gerenciamento de tickets, com integração com o sistema XPTO, com 200 horas disponíveis entre os profissionais de arquitetura e desenvolvimento, que deve ser entregue em até 1 mês e meio. Considerar alguns riscos: sistema XPTO desconhecido, teremos que criar uma api para conexão. Traga em formato de tabela”.
Resposta do GPT:
Claro, aqui está o cronograma em forma de tabela:
| Fase | Duração | Atividades Principais |
| Fase 1: Planejamento e Análise | 5 dias | – Definição de requisitos do software – Análise do sistema XPTO e plano de integração – Identificação de riscos – Designação da equipe |
| Fase 2: Design e Arquitetura | 5 dias | – Elaboração do design – Criação da arquitetura do sistema – Desenvolvimento da API – Revisão e aprovação do design |
| Fase 3: Desenvolvimento | 20 dias | – Desenvolvimento do software de gerenciamento – Continuação da API – Testes unitários e integração contínua – Testes de integração XPTO |
| Fase 4: Testes e Otimização | 10 dias | – Testes de aceitação do software – Intensivos testes de integração – Otimização de desempenho – Preparação para implantação |
| Fase 5: Implantação e Lançamento | 5 dias | – Preparação para a implantação – Treinamento – Migração de dados – Monitoramento pós-lançamento |
Baseado no cronograma feito, podemos solicitar ao GPT que faça uma revisão de cada fase e nos ajude a identificar os possíveis gargalos e riscos. Abaixo, segue outro exemplo de prompt que pode ser usado para conseguir a informação desejada. E repare que, ao final da revisão, o próprio GPT faz uma observação sobre a importância de o profissional revisar a resposta obtida pela plataforma de IA.
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- Revisão
Baseado no cronograma feito, podemos solicitar ao GPT que faça uma revisão de cada fase e nos ajude a identificar os possíveis gargalos e riscos. Abaixo, segue outro exemplo de prompt que pode ser usado para conseguir a informação desejada. E repare que, ao final da revisão, o próprio GPT faz uma observação sobre a importância de o profissional revisar a resposta obtida pela plataforma de IA.
Prompt: “Revise o cronograma fornecido e aponte os possíveis riscos e atrasos na entrega do projeto”.
Resposta do GPT:
Claro, vou revisar o cronograma fornecido e identificar possíveis riscos e atrasos:
| Fase | Duração | Atividades Principais | Possíveis Riscos e Atrasos |
| Fase 1: Planejamento e Análise | 5 dias | – Definição de requisitos do software – Análise do sistema XPTO e plano de integração – Identificação de riscos – Designação da equipe | – Atrasos na definição de requisitos – Complexidade desconhecida do sistema XPTO |
| Fase 2: Design e Arquitetura | 5 dias | – Elaboração do design – Criação da arquitetura do sistema – Desenvolvimento da API – Revisão e aprovação do design | – Revisões prolongadas do design – Dificuldades na criação da API |
| Fase 3: Desenvolvimento | 20 dias | – Desenvolvimento do software de gerenciamento – Continuação da API – Testes unitários e integração contínua – Testes de integração XPTO | – Atrasos no desenvolvimento – Problemas de integração com XPTO |
| Fase 4: Testes e Otimização | 10 dias | – Testes de aceitação do software – Intensivos testes de integração – Otimização de desempenho – Preparação para implantação | – Testes de aceitação extensos – Otimização complexa – Atrasos na preparação para implantação |
| Fase 5: Implantação e Lançamento | 5 dias | – Preparação para a implantação – Treinamento – Migração de dados – Monitoramento pós-lançamento | – Complicações na migração de dados – Problemas pós-implantação |
É importante destacar que esses são apenas alguns dos possíveis riscos e atrasos que podem ocorrer durante o projeto. O planejamento e a gestão eficaz dos riscos são fundamentais para minimizar esses impactos e manter o projeto dentro do cronograma planejado. A equipe deve estar preparada para lidar com essas incertezas por meio de planos de contingência e ações de mitigação.
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- Documentações
Este é mais um dos processos que são importantes e que precisam de atenção durante a execução de um projeto. Precisamos documentar as entregas, testes e os processos/métodos utilizados na construção. Independentemente da metodologia escolhida pela organização, todas precisam da documentação, com mais ou menos ênfase.
E a IA pode nos apoiar também nesse processo, ajudando a mapear quais documentações são importantes e até criando algumas documentações genéricas para o time usar de base.
Segue mais um exemplo de prompt que podemos utilizar e a resposta que obtive no teste, seguindo o mesmo exemplo de projeto anterior.
Prompt: “Para o projeto planejado, quais documentações são importantes passar para o cliente e equipe?”
Resposta do GPT:
Para o projeto de implantação de software de gerenciamento de tickets com integração com o sistema XPTO, é essencial fornecer documentações claras e abrangentes tanto para o cliente quanto para a equipe. Aqui estão algumas documentações importantes a serem passadas:
Para o Cliente:
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- Documentação de Requisitos: Um documento que descreve detalhadamente os requisitos funcionais e não funcionais do software. Isso inclui casos de uso, fluxos de trabalho, necessidades específicas do cliente e outros aspectos que definem o escopo do projeto.
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- Proposta do Projeto: Um resumo executivo do projeto, incluindo objetivos, escopo, cronograma, estimativas de custo e visão geral dos benefícios que o software trará para o cliente.
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- Plano de Projeto: Um resumo do cronograma, fases e principais marcos do projeto, destacando as datas de entrega esperadas.
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- Documentação de Integração: Uma descrição detalhada da integração planejada com o sistema XPTO. Isso deve incluir os protocolos de comunicação, tipos de dados trocados e qualquer configuração necessária.
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- Documentação de Treinamento: Um guia ou material de treinamento para os usuários finais do software, explicando como utilizar as funcionalidades do sistema.
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- Plano de Migração de Dados: Se houver migração de dados do sistema anterior para o novo software, um plano detalhado de como isso será realizado, incluindo os dados a serem migrados, processos de validação e testes.
Para a Equipe:
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- Documentação de Requisitos: Uma versão mais detalhada dos requisitos, incluindo casos de uso detalhados, requisitos técnicos e de desempenho, e quaisquer outros detalhes relevantes para a implementação.
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- Plano de Arquitetura: Um documento que descreve a arquitetura do sistema, incluindo componentes, interfaces, padrões de design e decisões arquiteturais.
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- Plano de Testes: Um plano detalhado para os testes que serão realizados, incluindo testes de unidade, testes de integração e testes de aceitação.
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- Documentação da API: Caso a equipe esteja desenvolvendo uma API para a integração com o sistema XPTO, é importante documentar a estrutura, endpoints, parâmetros e exemplos de uso.
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- Diagramas de Fluxo: Diagramas que ilustram os fluxos de trabalho e processos dentro do software, ajudando a equipe a entender a lógica e a sequência das funcionalidades.
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- Guia de Desenvolvimento: Um conjunto de diretrizes e padrões de codificação a serem seguidos pela equipe para manter a consistência e qualidade do código.
Fornecer documentações claras para o cliente e para a equipe é fundamental para garantir que todas as partes envolvidas tenham uma compreensão comum do projeto, seus objetivos e como ele será implementado. Isso ajuda a evitar mal-entendidos, a assegurar a transparência e a manter o projeto no caminho certo.
Todos os processos acima podem ser utilizados e empregados de acordo com cada realidade e projeto. Além de todas as funções demonstradas, ainda podemos utilizar a IA para analisar dados dos clientes, e trazer insights importantes de oportunidades e melhorias.
Atenção, caso tenha informações sensíveis, não utilize a instância pública do GPT. Aqui na Woopi, nós temos um ambiente segregado e seguro, ou seja, todas as informações que utilizamos ficam apenas com a gente.
A IA veio para acelerar o nosso dia a dia e ajudar na nossa produtividade, porém o gestor de projetos tem o papel fundamental de supervisionar, planejar e garantir que os projetos tenham a entrega desejada, dentro do prazo, orçamento e escopo planejados.
Na Woopi, temos nos aprimorado cada vez mais, pois temos uma área grande de projetos, com equipes dedicadas para fazer entregas cada vez melhores e mais eficientes para nossos clientes.
Esse conteúdo foi produzido por Halana Andrade, Product Owner na Woopi.
